{"id":3945,"date":"2021-12-24T07:56:37","date_gmt":"2021-12-24T06:56:37","guid":{"rendered":"https:\/\/test.agreedo.com\/blog\/?p=3945"},"modified":"2022-01-14T18:59:35","modified_gmt":"2022-01-14T17:59:35","slug":"como-hacer-reuniones-eficaces","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.agreedo.com\/es\/como-hacer-reuniones-eficaces\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00f3mo hacer reuniones eficaces?"},"content":{"rendered":"\r\n<p>\u00bfQui\u00e9n no ha tenido la impresi\u00f3n de haber perdido el tiempo tras una reuni\u00f3n de trabajo? Es una sensaci\u00f3n bastante recurrente a la que las empresas han tardado en poner remedio. No obstante, a d\u00eda de hoy las<strong> reuniones eficaces<\/strong> son una posibilidad bastante m\u00e1s real que aquellas que duran horas para no llegar a ninguna conclusi\u00f3n. Y el m\u00e9rito no solo es de los directivos de las empresas y organizadores de la propia reuni\u00f3n, que se han dado cuenta de que el tiempo de cada trabajador es car\u00edsimo y que eficacia es igual a mayor productividad, sino que tambi\u00e9n existen herramientas como <a href=\"https:\/\/www.agreedo.com\/es\/index.html\">AgreeDo <\/a>que facilitan (y mucho) la tarea. Con nuestra herramienta podr\u00e1s compartir la agenda y orden del d\u00eda con todo el equipo, crear actas de forma r\u00e1pida y sencilla y realizar el seguimiento minucioso de todo el proyecto, entre muchas otras utilidades.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>As\u00ed pues, tenemos una gran noticia: \u00a1las reuniones eficaces existen! Veamos en este art\u00edculo <strong>c\u00f3mo hacer reuniones eficaces<\/strong> en varios pasos.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Caracter\u00edsticas de las reuniones de trabajo<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Comenzamos por el punto m\u00e1s esencial, las <strong>caracter\u00edsticas de las reuniones de trabajo<\/strong>. <em>\u00bfQu\u00e9 es una reuni\u00f3n de trabajo? \u00bfC\u00f3mo se convoca? \u00bfCu\u00e1les son las partes de una reuni\u00f3n?<\/em> Partiendo de la definici\u00f3n m\u00e1s esencial, que define una reuni\u00f3n como un conjunto de personas que se congregan para un fin, podemos a\u00f1adir que una reuni\u00f3n de trabajo es un grupo de personas que se juntan para tratar un tema referente a la empresa a la que pertenecen o con la que colaboran.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Las reuniones de trabajo pueden convocarse por departamentos, por personas encargadas del mismo proyecto, por jefes de secci\u00f3n\u2026 e incluso incluyendo a todo el personal de una compa\u00f1\u00eda. Cuantas m\u00e1s personas y m\u00e1s participaci\u00f3n, mayor ser\u00e1 la duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n y, por lo tanto, menos eficaces.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>La forma m\u00e1s habitual de <strong>convocar una reuni\u00f3n de trabajo es por e-mail<\/strong>. En \u00e9l se suelen incluir los datos esenciales como la fecha y el lugar as\u00ed como la duraci\u00f3n prevista y el formato, si es presencial u online. Tambi\u00e9n se puede realizar la convocatoria mediante alg\u00fan <a href=\"https:\/\/www.agreedo.com\/\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/www.agreedo.com\/\">software o app<\/a> que est\u00e9 vinculado a todos los interesados (que tambi\u00e9n acostumbra a enviar una notificaci\u00f3n por correo electr\u00f3nico).<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p><strong>El tema de una reuni\u00f3n de trabajo<\/strong> es absolutamente diverso: desde la planificaci\u00f3n trimestral hasta el seguimiento de un proyecto, la actualizaci\u00f3n de datos, formaciones y organizaci\u00f3n de eventos&#8230; Adem\u00e1s, pueden realizarse reuniones solamente para informar o para debatir, presentar dudas o solucionar problemas. Las reuniones de trabajo pueden ser unidireccionales con turno de preguntas o en todas las direcciones con m\u00faltiples roles.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>El<strong> objetivo de las reuniones de trabajo<\/strong> debe estar claro desde el principio y el convocante tiene que hac\u00e9rselo saber a los participantes para que puedan prepararse correctamente. Por eso, es necesario tambi\u00e9n darles a conocer el orden del d\u00eda y adjuntar el material para seguir la reuni\u00f3n si es necesario. Este punto ser\u00e1 esencial para lograr reuniones eficaces, como veremos m\u00e1s adelante.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Partes de una reuni\u00f3n<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Las<strong> partes de una reuni\u00f3n<\/strong> suelen ser tres.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<ul class=\"wp-block-list\">\r\n<li>En primer lugar es necesaria una <strong>introducci\u00f3n <\/strong>o presentaci\u00f3n del objetivo por el que se ha convocado dicha reuni\u00f3n. En el caso de que alguno o algunos de los participantes no se conozcan entre s\u00ed, resultar\u00e1 pertinente realizar las correspondientes presentaciones con cargos y responsabilidades incluidas.\u00a0<\/li>\r\n<li>La segunda parte de una reuni\u00f3n es la<strong> fase central<\/strong> o el cuerpo, que es donde se desarrolla todo lo relacionado con el objetivo siguiendo, por supuesto, el orden del d\u00eda marcado o la agenda.<\/li>\r\n<li>Finalmente, para terminar es imprescindible plantear un <strong>cierre o conclusi\u00f3n<\/strong>. De las partes de una reuni\u00f3n esta es quiz\u00e1s la m\u00e1s relevante y la que denotar\u00e1 si esta ha sido productiva o no. En este punto hay que resumir las ideas, aclarar posibles dudas, cerrar el acta de reuni\u00f3n y asignar nuevas tareas a los participantes para asegurar los resultados y el seguimiento.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\">As\u00ed deben ser las reuniones eficaces: hazte estas preguntas<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Las caracter\u00edsticas generales de las reuniones de trabajo est\u00e1n claras pero \u00bfy las <strong>caracter\u00edsticas de las reuniones de trabajo eficaces<\/strong>? Para evitar organizar una reuni\u00f3n improductiva de la que todos los presentes salgan molestos, hazte antes estas preguntas y busca la respuesta correcta. <strong>Planificar una estrategia<\/strong> antes de la reuni\u00f3n es la mejor v\u00eda para conseguir reuniones eficaces y totalmente exitosas.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfEsta reuni\u00f3n es realmente necesaria?<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>El punto m\u00e1s b\u00e1sico para conseguir reuniones eficaces es <strong>hacer solo las reuniones estrictamente necesarias<\/strong>. <em>\u00bfEs imprescindible juntar a esas personas para tratar ese tema? \u00bfSe podr\u00eda solucionar con uno o varios e-mails, con una llamada o con alg\u00fan otro m\u00e9todo?<\/em> Si la respuesta a esta \u00faltima pregunta es un no rotundo, est\u00e1 claro que hay que preparar esa reuni\u00f3n.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfCu\u00e1l es el mejor formato?<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Una de las mayores revoluciones que nos ha dejado la pandemia en el campo empresarial es el teletrabajo y, con \u00e9l, las <strong>reuniones online<\/strong>. Por eso, hoy en d\u00eda a veces no hay posibilidad de <strong>reuniones presenciales<\/strong> y las empresas tienen que optar por las reuniones online. Si la hubiese, lo adecuado ser\u00eda plantear los pros y contras de cada formato de reuni\u00f3n en base al tema a tratar en la misma. Tambi\u00e9n teniendo en cuenta el tiempo, los medios y tecnolog\u00eda disponible en el momento y la practicidad.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<div class=\"wp-block-image\">\r\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><img decoding=\"async\" width=\"700\" height=\"467\" class=\"wp-image-3948\" src=\"https:\/\/www.agreedo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/reuniones-eficaces-zoom.jpg\" alt=\"\" srcset=\"https:\/\/www.agreedo.com\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/reuniones-eficaces-zoom.jpg 700w, https:\/\/www.agreedo.com\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/reuniones-eficaces-zoom-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.agreedo.com\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/reuniones-eficaces-zoom-480x320.jpg 480w\" sizes=\"(max-width: 700px) 100vw, 700px\" \/>\r\n<figcaption>Reuniones Eficaces | Teletrabajo<\/figcaption>\r\n<\/figure>\r\n<\/div>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfLas reuniones online son m\u00e1s eficaces?<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>A pesar de que aparentemente las reuniones online pudieran resultar m\u00e1s productivas, en la pr\u00e1ctica no es as\u00ed y se siguen cometiendo los mismos errores que en las reuniones presenciales. Es m\u00e1s, por su facilidad se acostumbra a tener muchas m\u00e1s a lo largo del d\u00eda lo que, seg\u00fan un<a href=\"https:\/\/www.microsoft.com\/en-us\/worklab\/work-trend-index\/brain-research\" rel=\"nofollow noopener\" target=\"_blank\"> estudio de Microsoft<\/a> ,puede causar estr\u00e9s. As\u00ed pues, las reuniones por Google Meets, Microsoft Teams, Skype, Zoom o cualquier otra plataforma deben seguir los mismos preceptos si queremos conseguir <strong>reuniones eficaces online<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfQui\u00e9nes tienen que asistir?<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>El organizador de la reuni\u00f3n debe asegurarse de convocar solamente a las personas estrictamente necesarias para ese asunto. No hay nada m\u00e1s desesperante en una reuni\u00f3n que preguntarse \u201c<em>\u00bfqu\u00e9 hago yo aqu\u00ed?<\/em>\u201d. Adem\u00e1s,<strong> cuantas m\u00e1s personas, mayor caos y posibilidades de dispersi\u00f3n<\/strong>. En base a un art\u00edculo publicado por la escuela de negocios ESIC la cifra ideal est\u00e1 <strong>entre tres y ocho personas<\/strong> como m\u00e1ximo y todas ellas tienen que tener muy claro para qu\u00e9 asisten, cu\u00e1l es el programa de la reuni\u00f3n y qu\u00e9 se espera de ellos. Una buena idea para una <strong>reuni\u00f3n provechosa<\/strong> es motivarles previamente y dotarles del m\u00e1ximo material (informes, an\u00e1lisis, gu\u00edas, resultados, problemas&#8230;) para que puedan avanzar antes de la reuni\u00f3n y que esta sea m\u00e1s concreta.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Por otro lado, resulta esencial marcar los <strong>roles de los asistentes a la reuni\u00f3n<\/strong>, es decir, decidir qui\u00e9n la lidera, dirige la conversaci\u00f3n, marca los tiempos de las intervenciones y quienes hablar\u00e1n y en qu\u00e9 orden. Todos los presentes tienen que ser relevantes y deben participar.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfCu\u00e1nto tiempo duran las reuniones eficaces?<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>El lugar para una reuni\u00f3n (o si es virtual) y la fecha concreta son datos que no pueden faltar en la convocatoria. La mejor hora para esa reuni\u00f3n depender\u00e1 del objetivo de la misma y en algunos casos esta puede ser a primera hora de la ma\u00f1ana y en otros a media tarde. Eso s\u00ed, un punto b\u00e1sico de las reuniones eficaces es la <strong>puntualidad<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Respecto a la <strong>duraci\u00f3n de reuniones eficaces<\/strong> la respuesta es clar\u00edsima: el menor tiempo posible. Como ya hemos dicho, el tiempo es dinero por lo que una reuni\u00f3n no debe durar dos horas si en una hora se puede solucionar. De hecho, muchas compa\u00f1\u00edas apuestan por las <strong>reuniones de pie<\/strong>, cortas y \u00e1giles, unos encuentros que en quince minutos quedan resueltos.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Como soluci\u00f3n a esas reuniones que se alargan innecesariamente se puede contar con un <strong>temporizador <\/strong>que muestra el tiempo restante de la reuni\u00f3n. Una forma muy efectiva de ir al grano y lograr la m\u00e1xima productividad.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Conclusi\u00f3n: Puntos esenciales para reuniones de trabajo efectivas<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Las <strong>reuniones de trabajo efectivas <\/strong>finalizan con los trabajadores sin dudas y una <strong>asignaci\u00f3n de tareas<\/strong> clara se\u00f1alando a los responsables. No se debe quedar atr\u00e1s ning\u00fan punto y tiene que realizarse un seguimiento posterior con la fijaci\u00f3n de un calendario de ejecuci\u00f3n y de otras reuniones m\u00e1s adelante si es necesario. Adem\u00e1s, es importante realizar un <strong>acta <\/strong>con todas las decisiones tomadas durante la misma y con las ideas que han ido surgiendo al margen de lo previsto. Este acta se debe compartir con todos los participantes y con los asistentes a las reuniones de seguimiento si fueran diferentes. En AgreeDo disponemos de todas esas opciones: desde <a href=\"https:\/\/www.agreedo.com\/es\/features\">crear minutas de reuniones<\/a> hasta asignar tareas y compartir la decisiones.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>As\u00ed pues, <strong>las reuniones eficaces son breves, \u00e1giles, concretas y concisas<\/strong>. Son la mejor forma de mejorar la productividad de los empleados.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Entonces, <em>\u00bfvas a implementar todas estas medidas en tus pr\u00f3ximas reuniones<\/em>? Si tienes alguna duda sobre qu\u00e9 puede hacer AgreeDo por ti o por tu empresa, preg\u00fantanos, nuestras posibilidades son casi ilimitadas.\u00a0<\/p>\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00bfQui\u00e9n no ha tenido la impresi\u00f3n de haber perdido el tiempo tras una reuni\u00f3n de trabajo? Es una sensaci\u00f3n bastante recurrente a la que las empresas han tardado en poner remedio. 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