Erfolgreiche Meetings zeichnen sich am Ende durch eine hohe Zufriedenheit aller Teilnehmer aus. Dieser Artikel erläutert in 3 magischen Schritten wie Sie Besprechungen effizient führen: Sie ersparen sich damit langweilige Sitzungen und kommen schneller zu wertvollen Ergebnissen. Klingt nach dem typischen Marketing „Bla Bla“? Warten Sie’s ab 🙂

Die folgenden drei Schritte werden Ihren Meeting-Erfolg künftig beeinflussen:

Nach der Lektüre dieses Artikels verbringen sie bis zu 50 % weniger Zeit in Meetings erzielen dabei aber 100 % wertschöpfende Ergebnisse. Kürzere Besprechungen und eindeutige Ergebnisse motivieren – so ganz nebenbei – Ihr gesamtes Team! Das nennt man erfolgreiche Meetings, und Sie sind auf dem besten Wege diese schon bald durchzuführen!

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie in drei einfachen Schritten zu einer deutlich erfolgreicheren Besprechungskultur kommen.

Die wesentlichen „Zutaten“ für eine wertschöpfende Meetingkultur

„Wer braucht schon Meetings? Das ist doch größtenteils reine Zeitverschwendung!“ Diese Form der Kritik ist alltäglich. Erstaunlicherweise ändert sich daran nur wenig. Der wohl wesentlichste Schritt um dies zu ändern ist, sich der zentralen Nutzen von Besprechungen bewusst zu werden. Denn ohne effiziente Meetings könnte es Ihnen schwerfallen:

  • Ihre Organisation effizient zu steuern
  • Neue Ideen zu entwickeln
  • Die Motivation des Teams zu fördern
  • Ihre Kollegen und Mitarbeiter anzuleiten

Team Meetings

Besprechungen sind gerade deswegen nicht langweilig, sondern hoch spannend. Ihre heutigen Meetings sind langweilig, weil Sie deren wahren Wert nicht erkennen oder es vergessen haben, wie relevant und wichtig Meetings sind. Wenn Sie also Besprechungen als wesentliches Steuerungsinstrument im Unternehmen ernst nehmen, haben sie den wohl wichtigsten Schritt bereits vollzogen. Alles andere ist einfaches Handwerk.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Bei Weitem nicht jedes Meeting ist wirklich wertschöpfend. Es wird also folgerichtig auch darum gehen, so manche Meetings ersatzlos zu streichen oder zumindest auf das Wesentliche zu kürzen! Aber dazu kommen wir später.

Konzentrieren wir uns zunächst auf die wichtigen Meetings: diese zu identifizieren, entsprechend vorzubereiten, durchzuführen und nachzuhalten, stellt den wesentlichen Teil einer wertschöpfenden Meetingkultur dar.

Sind Sie bereit sich ernsthaft auf Meetings einzulassen? Sie glauben wirklich daran, dass Meetings als wertvolles Instrument helfen kann Ihr Team anzuleiten, Kreativität zu fördern, Entscheidungen vorzubereiten… Ja? Dann los!

Schritt 1: Effiziente Meeting Regeln

Der erste Schritt ist mit Sicherheit der wichtigste. Mit einer guten Vorbereitung schaffen Sie die Grundlage für erfolgreiche Meetings.

Die richtigen Agenda definiert sich durch die richtigen Ziele

Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Meetingkultur ist, so banal das klingt, vermutlich hinlänglich bekannt: Kommunizieren Sie die Ziele für das anstehende Meeting. Und tun Sie dies rechtzeitig und inhaltlich klar und eindeutig. Das schließt natürlich ein, dass Sie Ihre Ziele kennen. Fragen Sie sich:

  • Was bezwecke ich mit dem Meeting?
  • Welche Ergebnisse soll die Besprechung liefern?
  • Was passiert, wenn ich das Meeting ausfallen lasse? Was geht verloren?
  • Welche Themen und Diskussionen möchte ich in jedem Fall vermeiden?
  • Besteht bzw. bestand ein aktueller Anlass für das Meeting? Ist dieser noch gegeben?

Hier gilt natürlich: weniger ist mehr. Wer zu viele Themen in ein Meeting packt, wird am Ende weniger erreichen. Deswegen: bereinigen Sie Ihre Agenda! Reduzieren Sie sich auf das absolute Minimum.  Eine gute Faustregel für die richtige Agenda ist: Wenn Sie noch einen weiteren Agendapunkt streichen, würden Sie dann das ganze Meeting absagen? Falls die Antwort ja lautet, haben Sie diess Ziel erreicht.

Besonders die Fragestellung „Welche Ergebnisse soll das Meeting liefern?“ führt normalerweise direkt zu den notwendigen Agendapunkten (siehe auch die folgenden Abschnitte). Ein Meeting sollte keinen reinen informativen Charakter haben. Warum? Weil sich normalerweise diese Informationen einfacher und effizienter auf anderen Wegen verteilen lassen (z. B. per E-Mail). Handelt es sich aber um einen komplizierteren Sachverhalt, kann es hingegen durchaus sinnvoll sein, diese Information in Form eines Meetings zu erläutern. Dann hat das Meeting aber keinen rein informierenden, sondern einen „lehrenden“ Charakter. Statt seitenweise Erläuterungen zu schreiben, skizziert und erläutert – ggf. diskutiert – man im Meeting den Sachverhalt.

Ein Abteilungs- oder Teammeeting, in dem die Mitglieder auf den aktuellen  Stand gebracht werden, hat natürlich einen vordergründig informativen Charakter. Aber was würde passieren, wenn Sie die gleiche Information regelmäßig per E-Mail verteilen würden? Fragen Sie sich also: „Was passiert, wenn ich das Meeting ausfallen lasse? Was geht verloren?“ Der Zusammenhalt der Abteilung bzw. Teams würde vermutlich darunter leiden. Der Zweck ist also nicht vorrangig zu informieren, sondern eher Teambuilding oder zu motivieren. Es ist außerdem auch ein Ausdruck von Wertschätzung gegenüber dem Team, sich regelmäßig Zeit für die Mitglieder zu nehmen.

Motivation ist Trumpf

Das wichtigste Ziel ist jedoch immer: Was müssen wir erreichen, dass alle Beteiligten motiviert den Raum verlassen?

Soweit ein paar Gedanken zum Thema Ziele: Die gefundenen Ziele stehen jedoch normalerweise nicht in der Agenda, sondern legen die Basis für die Agenda. Hat man sich also ausreichend Gedanken zur Zielsetzung des Meetings gemacht – am besten sogar gemeinsam mit dem Team – dann kann man sich nun daran machen die Agenda zu formulieren.

Zusammenarbeit von Anfang an

Aber wer sagt, dass die Agenda durch den Moderator alleine vorbereitet werden muss? Motivieren Sie Ihre Teammitglieder zur Mitarbeit. Bereits bei der Vorbereitung des nächsten Meetings sollte Ihr Team die Agenda mitgestalten. Wichtig dabei ist, dass Sie Ihre Ziele nicht aus den Augen verlieren. Ihre Ziele bilden gleichsam die Leitplanken für die Agenda.

Folgendes kann Ihr Team beitragen:

  • Aktuelle oder neue Besprechungspunkte (Informationen)
  • Neue oder zusätzliche Fragestellungen (Informationsbedarf seitens eines / mehrerer Teammitglieder)
  • Vorbereitung von Entscheidungen („Sollen wir Weg A oder Weg B wählen?“)
  • Kommentare zu bereits bestehenden Besprechungspunkten
  • Ergebnisse zu konkreten Aufgaben (z. B., aus vorangegangenen Besprechungen)

Damit schlagen Sie mindestens zwei Fliegen mit einer Klappe: Durch die aktive Beteiligung der Besprechungsteilnehmer erreichen Sie ganz nebenbei die aktive Vorbereitung auf das nächste Meeting. Gleichzeitig erfahren Sie, was Ihr Team bewegt, also jene Themen, die offenbar gerade hohe Relevanz für das Team haben. Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Bei allzu freizügiger Themenwahl kann die Effizienz leiden. Daher erneut der Hinweis: Fokussieren Sie sich und Ihr Team auf die Ziele. Alle Themen außerhalb der Leitplanken finden Platz im Themenspeicher (also außerhalb der Agenda).

Durch die Fokussierung und die aktive Vorbereitung der Teilnehmer haben Sie einen großen Schritt Richtung effizienter Meetings geschafft:  Auf diese Weise lässt sich die Dauer von Meetings deutlich reduzieren.

Vernünftige Zeitschätzung je Agendapunkt

Versuchen Sie bereits während der Vorbereitung eine vernünftige Zeitschätzung pro Thema. Seien Sie großzügig, was die Dauer je Thema angeht. Ihr Team soll nicht das Gefühl bekommen, dass Sie die Themen „durchpeitschen„. Es soll und muss ausreichend Raum zur Diskussion geben.  Erinnern Sie sich an die Einleitung: Meetings sind u. a. der Ort zur Förderung von Kreativität. Das gelingt aber nur, wenn Sie der Sache angemessen Zeit geben. Eine gute Moderation stellt dabei während der Durchführung einen wichtigen Erfolgsfaktor dar (siehe unten).

Beispiel:

Aktuelle Situation (15 Min.)

Die Teilnehmer erkennen nun, dass für den Agendapunkt „Aktuelle Situation“ 15 Minuten angesetzt sind.

Rechtzeitig die richtigen Personen einladen

Die Einladung zum Meeting muss rechtzeitig, d.h. einige Tage vor dem Meeting, erfolgen. Die Teilnehmer müssen ausreichend Zeit haben, sich inhaltlich auf die Themen vorzubereiten. Bleibt noch die Frage, wen Sie einladen sollten. Es gilt: je kleiner der Teilnehmerkreis, umso produktiver das Meeting. Überlegen Sie, wen Sie unbedingt benötigen, um die Ziele des Meetings zu erreichen. Je nach Meeting-Typ müssen Sie den Teilnehmerkreis erweitern. Beachten Sie aber, dass sie trotzdem entscheidungsfähig bleiben müssen. Wenn die wichtigen Entscheider an der Besprechung nicht teilnehmen, sollte diese gar nicht erst stattfinden.

Die richtige Formulierung für Agendapunkte

Formulieren Sie die einzelnen Besprechungspunkte klar und eindeutig. Versuchen Sie die Agenda in Form von Fragen zu formulieren, deren Antwort die Ergebnisse des Meetings sein werden. Dies erleichtert die Vorbereitung.

Beispiel:

Falsch: Thema 1:  Übersicht über die Quartalszahlen Q1

Richtig: Haben wir das Quartalsziel i.H.v. 100.000 erreicht? Falls nein, warum nicht? 

Schritt 2: Meetings effizient durchführen

Es geht los. Sie haben die zielgerichtete Agenda im Vorfeld mit den relevanten Teilnehmern gemeinsam erarbeitet. Ihre Kollegen hatten ausreichend Zeit sich inhaltlich auf das Meeting vorzubereiten. Dann steht einem effizienten Meeting nun nichts mehr im Wege.

Countdown starten

Als Moderator sollten Sie über die Einhaltung der vereinbarten Zeit wachen. Die Teilnehmer sollten den Zeitplan kennen (er ist ja Teil der Agenda). Ein rückwärts laufende Uhr kann daher sehr hilfreich sein, um effizient und zielorientiert zu debattieren. Er verdeutlicht, dass Sie es als Moderator mit dem Zeitmanagement wirklich ernst meinen. Handeln Sie auch entsprechend strikt!

Protokollführer bestimmen

Die Moderation fordert Ihre ganze Aufmerksamkeit. Daher sollten Sie nicht selbst das Protokoll schreiben. Zu Beginn des Meetings sollten Sie daher einen Kollegen bitten, die wesentlichen Ergebnisse – falls möglich – für alle sichtbar zu notieren. Diese Notizen verwenden Sie dann am Ende Ihres Meetings für eine kurze Zusammenfassung der wichtigen Ergebnisse. Erfolgreiche Meetings leben von zählbaren, d.h. dokumentierten Ergebnissen.

Wesentliche Ergebnisse protokollieren

Zu den wesentlichen Ergebnissen zählen:

  • Entscheidungen
  • Aufgabenvereinbarung
  • Wichtige (neue) Detailinformationen
  • Neue Fragestellungen, Ideen, Themen

Bitten Sie den Protokollführer mindestens die nachstehenden Punkte je Aufgabe festzuhalten.

  • Wer ist verantwortlich
  • Was ist vereinbart (klare und eindeutige Formulierung)
  • Bis wann ist die Aufgabe zu erledigen

Für die Beschreibung der Aufgabeninhalte kann es hilfreich sein in Zielen bzw. Ergebnissen zu denken. Die Betonung bei einer Aufgabenvereinbarung liegt auf Vereinbarung. Hierzu gehört selbstverständlich; dass die Aufgabe mit dem Verantwortlichen gemeinsam erarbeitet und schließlich vereinbart wird.

Beispiel:

Jack erarbeitet bis Dienstag einen Plan für die neue Kampagne „XYZ“: Ein machbares Ziel wird bei einer Steigerung der Besucherzahlen von ca. 5% gesehen.

Im Kapitel „Nachhalten von  Aufgaben“ erfahren Sie, wie Sie die Erledigung der Aufgaben sicherstellen.

Zusammenfassung und nächste Schritte

Nach der Besprechung ist vor der nächsten Besprechung. Meistens ergeben sich innerhalb einer Besprechung neue Themen und Ideen, die in einem Folgemeeting besprochen werden sollten. Als Moderator sollten Sie stets die Diskussion zielgerichtet lenken. Neuen Themen lenken schnell ab und ziehen eine Besprechung in die Länge (siehe auch unten Tipps & Tricks für gute Moderation).

Lassen Sie die neuen Themen im Protokoll festhalten. Dieser „Themenspeicher“ dient Ihnen dann als Agenda Vorlage für das nächste Meeting.

Am Ende eines effizienten Meetings sollten Sie für alle nochmals eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse vornehmen. Diese Zusammenfassung sollte folgendes enthalten:

  • Wir haben heute „xyz“ erfahren / erarbeitet.
  • Folgende Aufgaben wurden erkannt und zugeteilt. Je Aufgabe sollten Sie den Verantwortlichen die Aufgabe und den Termin nennen.
  • Folgende Entscheidungen wurden getroffen.

Unter den Vorlagen für Besprechungsprotokolle finden Sie Word- bzw. Excel-Vorlagen, die Sie bei der Erstellung eines Protokolls unterstützen.

Qualitätscheck

Kontrollieren Sie, ob Sie Ihren Zeitplan für das Meeting einhalten konnten. Notieren Sie die Stellen, in denen es Ihnen nicht gelungen ist? Welche Gründe können Sie identifizieren und was könnte Ihnen künftig helfen, die Pünktlichkeit zu verbessern. Mögliche Ideen und Fragen hierzu sind:

  • Wurde die Vorbereitung zeitlich ausreichend früh gestartet. Gab es genügend Feedback?
  • War die Agenda ausreichend zielorientiert formuliert?
  • War die Agenda zu lang?
  • War die Moderation nicht strikt genug?
  • War das Besprechungsergebnis schon zeitlich früher absehbar? Hätte man also schlicht Zeit sparen können?
  • War die zeitliche Schätzung für manche Agendapunkte schlicht zu optimistisch?

All diese Fragen liefern Ihnen wichtige Erkenntnisse für die künftige Verbesserung Ihrer Meetings. Ein Qualitätscheck am Ende eines jeden Meetings hilft Ihnen Schritt für Schritt die Effizienz Ihrer Meetings zu verbessern. Neben diesem „internen“ Qualitätscheck kann es auch eine gute Idee sein, die Teilnehmer zum Abschluss nach Ihrer Meinung zu Planung und Durchführung des Meetings zu fragen. Eine mögliche Frage könnte lauten:

  • Konntet ihr heute etwas mitnehmen, oder war das Meeting eher Zeitverwendung?
  • Haben wir mit dem Meeting eure Erwartungshaltung hinsichtlich vereinbarter Arbeitsergebnisse erfüllt?
  • Gibt es Verbesserungsvorschläge?

Fordern Sie ehrliches Feedback ein und rechtfertigen Sie sich nicht. Notieren Sie das Feedback unkommentiert. Neben Ihren eigenen Notizen kann diese Außensicht wertvollen Input für die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Meetings beinhalten.  Bedenken Sie: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen!

Schritt 3: Nach der Besprechung am Ball bleiben

Das Meeting ist vorbei. Damit beginnt die Arbeit leider erst richtig. Denn jetzt wird es darum gehen:

  1. Die vereinbarten Aufgaben nachzuhalten
  2. Das nächste Meeting (Folgebesprechung) inhaltlich vorzubereiten

Nachhalten von Aufgaben

Es wurden Aufgaben klar definiert und zugeteilt sowie ein Termin gesetzt. Werden Sie deshalb termingerecht umgesetzt? Wenn alles gut läuft: vielleicht. Im Eifer des Gefechts kann es aber gut passieren, dass Aufgaben übersehen werden. Das muss kein böser Wille sein. Am Ende des Tages zählt aber nicht die Besprechung, sondern die Ergebnisse. Und diese werden vorrangig durch die Erledigung von Aufgaben erreicht.

Es kann nie schaden, zwischendurch kurz per Email oder persönlich nachzufragen, wie es mit der Erledigung der Aufgaben vorangeht. Vielleicht hat der Betreffende ja mittlerweile Fragen oder benötigt noch weitere Informationen?

Zur Vorbereitung des nächsten Meetings gehört also auch das Nachhalten von Aufgaben. Aber Vorsicht: Diese Regel ist von der Zuverlässigkeit bzw. Seniorität der Person abhängig. Wenn Sie einen Profi an seine Aufgaben erinnern, wird er sich mindestens ärgern oder sich gar in seiner Ehre gekränkt fühlen. Einem Profi sollte man also selten oder nie nach dem aktuellen Stand fragen. Er weiß selbst wann er was zu erledigen hat. Uns „Normalbürger“ hingegen können schon das ein oder andere Mal Termine durchrutschen. Beobachten Sie also genau die Verlässlichkeit in Ihrem Team und entscheiden danach, wann und bei wem Sie Aufgaben nachhalten.

Ein Vorschlag für den richtigen Zeitpunkt lautet: Spätestens nach der Hälfte der vereinbarten Frist nachfragen. Besser nach einem Drittel der vereinbarten Zeit!

Wenn eine Aufgabe in 4 Wochen fällig ist, sollte man spätestens nach 2 Wochen den aktuellen Stand abfragen. Warum? Ganz einfach, sollte der Betreffende tatsächlich die Aufgabe aus dem Blick verloren haben, bleibt ihm umso mehr Zeit sich nun darum zu kümmern. Fragen Sie erst nach zwei Dritteln der vereinbarten Frist nach, bleibt vielleicht nicht mehr genug Zeit.

Wenn Sie während der Vorbereitungsphase zum nächsten Meeting Aufgaben nachhalten, die bis dahin fällig werden, wird sich mit der Zeit eine neue Verbindlichkeit in Ihrem Team herausbilden.

Ihr Team weiß, dass es nicht genügt, einen Termin zuzusagen, es muss ihn wirklich einhalten, sonst kommen unangenehme Nachfragen. Dies endet darin, dass Sie von nun an nicht mehr Aufgaben nachhalten müssen. Zumindest so lange dieser Zustand der Verbindlichkeit im Team anhält.

Agenda entschlacken

Die Regeln nach denen Sie Folgemeetings vorbereiten sind im wesentliche identisch zu den oben genannten Punkten der Vorbereitung eines Meetings. Mit einem Unterschied: Ein Folgemeeting erbt meist Punkte aus einer vorangegangenen Besprechung.

Dies kann schnell zu einer Müllhalde von veralteter Information führen. Sie sollten alle Besprechungsprotokolle chronologisch archivieren. Zugegeben: Es wird selten jemand Protokolle von vor 3 Jahren ansehen. Aber der Zweck dieser Ablage ist nicht nur die Ablage, sondern auch, dass die aktuelle Agenda wirklich nur mehr Themen enthält, die noch zu besprechen sind. Alte Informationen gehören archiviert, und somit aus der Agenda des Folgemeetings für immer entfernt. Selbst wichtige Entscheidungen sollten klar kommuniziert werden: Gerne auch mehr als einmal, aber aus der aktuellen Agenda sollten bereits getroffene Entscheidungen herausgehalten werden. Im Zweifel verweist man auf ein früheres Protokoll.

Übernehmen Sie wirklich nur jene Punkte aus der vorangegangenen Protokoll, die es wert sind besprochen zu werden. Erkenntnisse müssen genau einmal aufgeschrieben und ggf. dann archiviert werden. Ihr Informationsgehalt steigt nicht in dem man die Information wiederholt notiert.

So entschlacken Sie Ihre Agenda und reduzieren sie auf das Wesentliche. Etwas Ähnliches erreichen Sie natürlich auch in dem Sie die oben genannten Punkte der Vorbereitung beherzigen bzw. zielorientiert Ihre Agenda vorbereiten.

Wo finde ich weitere Tipps für erfolgreiche Meetings?

Hier sammeln wir Links auf interessante Blog Posts rund um das Thema Meetings: